ELEMENTS DE GESTION

La gestion est à la fois un art simple et compliqué qui repose sur un certain nombre de codes (la comptabilité) et d'outils de mesure (les indicateurs de gestion). N'en ayez pas peur... il s'apprivoise facilement mais n'hésitez pas en cas d'allergie à faire appel à des spécialistes.

Chaque pays a son système de comptabilité légal dans lequel il est utile - et obligatoire - de s'insérer mais les projets à gérer sont souvent modestes et ne requièrent souvent pas l'ensemble des outils comptables légaux. Il faut donc adapter les outils aux besoins et la première étape est souvent celle de l'élaboration d'un plan comptable c'est à dire de la définition des postes dans lesquels vous enregistrerez des dépenses et des recettes. L'équilibre entre le trop détaillé et le trop synthétique relève de l'expérience et non de la théorie. A chacun de le trouver mais recherchez moins l'exhaustivité que la pertinence.

Posez-vous toujours la question: comment vais-je exploiter les informations que je produirais avec des outils comptables? Les seules données qui comptent sont celles que nous pouvons exploiter c'est à dire faire parler pour décrire notre activité et améliorer son fonctionnement.

Le plan comptable utile devra généralement porter une douzaine de rubriques: salaires, documentation, loyers, eau-électricité-chauffage, transport, téléphone et frais postaux, charges financières, aménagements, matériels, papeterie et fournitures, produits financiers, dons et subventions, ventes... Dans certains pays il existe des listes officielles avec une numérotation normalisée, on peut utiliser ces plans comptables mais en les simplifiant.

Achetez un cahier et tracez des colonnes: une par poste du plan comptable. Ajoutez devant celles-ci trois autres colonnes: une petite pour mettre la date et une plus grande pour mettre des détails d'affectation comptable, ajoutez encore à la fin une petite colonne dans laquelle vous indiquerez si la transaction a été faite en liquide ou par chèque. Vous avez alors votre cahier journalier.

Chaque fois que vous ferez une dépense ou que vous aurez une recette inscrivez la date, la nature de l'opération et mettez dans la bonne colonne le montant encaissé ou dépensé. Chaque mois faites la somme des colonnes. Vous obtenez ainsi la comptabilité de votre trésorerie. Si vous faites la soustraction entre les colonnes de recettes et celles de dépenses vous obtenez un solde de trésorerie mais attention il ne signifie pas grand chose en matière de gestion...

Faites le même travail chaque année début janvier ou début juillet en reprenant les sommes des douze mois précédents pour avoir l'évolution de votre trésorerie d'année en année.

Vérifiez chaque semaine, ou chaque mois si les opérations sont rares, que toutes les recettes et dépenses que vous avez indiquées comme étant faites par chèque sur votre cahier journalier correspondent bien à votre relevé bancaire et suivez bien l'évolution de votre compte à chaque opération.

Chaque année après avoir fait la comptabilité de votre trésorerie, mettez à part les achats de matériels qui durent plus d'une année : voiture, photocopieuse, bâtiments, machines. Enlevez le montant de ces dépenses de votre comptabilité de trésorerie, vous obtenez un solde de trésorerie de fonctionnement.

Faites une fiche pour chaque matériel durable que vous avez acheté. Sur cette fiche indiquez la durée de vie que vous espérez de ce matériel: une voiture environ 3 ans, un bâtiment environ 20 ans... Portez sur la fiche le prix d'achat du matériel et indiquez, pour chaque année pendant laquelle vous estimez que votre appareil sera en vie, la part du prix d'achat qui correspond. Par exemple un ordinateur qui va durer 5 ans a coûté 10000 F, portez chaque année la somme de 10000 divisée par 5 soit 2000F. Cette somme s'appelle l'amortissement de l'investissement.

Chaque année quand vous faites vos comptes annuels, reprenez vos fiches et faites la somme de tous les amortissements qui correspondent à l'année. Enlevez cette somme de votre solde de trésorerie de fonctionnement vous obtenez alors votre véritable comptabilité de fonctionnement et le solde s'appelle le bénéfice ou la perte.

N'oubliez pas que dans certains pays il faudra payer des impôts sur ce bénéfice... Seul ce solde a une valeur comptable alors que le solde de trésorerie ne signifie rien car il occulte la durée de vie des achats et le solde de trésorerie de fonctionnement ne tient pas compte de l'usure .

Distinguez toujours : trésorerie , compte de fonctionnement et investissement (achat de matériels qui durent plus d'une année).

Vous pouvez maintenant , si la législation de votre pays le rend obligatoire, dresser le bilan de votre projet. Le bilan est une photographie de vos richesses et de vos dettes. Vos richesses sont ce qui est dans vos caisses et vos comptes en banque, la valeur de vos constructions, terrains, mobiliers et matériels (moins la valeur amortie) , la valeur de vos stocks... En face de cela dressez la liste des moyens qui ont été mobilisés pour payer : vos dettes, vos fonds propres...

Ces outils comptables ne sont pas difficiles à utiliser; ils requirent seulement une grande rigueur... que facilite souvent l'utilisation de logiciels informatiques. Ces outils donnent une image générale de votre activité mais ne permettent pas d'élaborer une politique dynamique.

Bien évidemment un solde bénéficiaire vous stimule et vous invite à investir... mais attention ne vous laissez pas emporter par l'enthousiasme.

Quelques indicateurs permettent de mieux suivre la vie de votre projet et donc de mieux cadrer une politique. Regardez par exemple l'importance de vos emprunts et dettes (surtout celles qui doivent être remboursées à court terme), le nombre de mois de salaires que vous pourriez assurer en cas de catastrophe, le calendrier de l'arrivée de vos subventions sures par rapport à celui de vos grosses dépenses. Suivez sur plusieurs années vos dépenses d'électricité, téléphone... pour voir s'il n'y a pas des dérives. Mais les meilleurs indicateurs sont ceux que vous découvrirez par vous-mêmes selon vos besoins.

Quelques adresses pour vous aider à trouver des financements:

Caritas Internationalis: Palazzo San Calisto V 00120 Citta del Vaticano

CIDSE (Coopération internationale pour le développement et la solidarité) : 16 rue Stevin, 1000 BRUXELLES (Belgique)

Misereor: Postfach 1450 Mozartstrasse 9, 5100 AACHEN (Allemagne)

Missio: Postfach 1110 Goethestrasse 43, 5100 AACHEN (Allemagne)

Autres organismes:

Attention tous ces organismes ont des spécificités pour accepter ou rejeter vos demandes mais en tout état de cause vous devez envoyer des dossiers bien complets avec un descriptif de l'action, les noms et qualités des promoteurs du projet, des estimatifs financiers, des devis, des lettres de recommandation et d'appui. Il y a beaucoup de demandes et des fonds relativement limités ; vous devez donc aider votre chance avec un très bon dossier.